Информационная система как техническая основа развития индивидуального (персонифицированного) учета

В данной статье представлена роль технического обеспечения в реализации проекта внедрения системы персонифицированного учета (СПУ). Описаны функции и структура Программно-Технического Комплекса Системы Персонифицированного Учета и порядок его эксплуатации на начальном этапе внедрения СПУ.

 

I.  Общие положения

(Из истории создания комплекса)

Персонифицированный учет представляет новый для нашей страны, но, как показывает мировой опыт, единственно возможный механизм получения достоверных сведений для целей пенсионного страхования.

Для получения данных о трудовой деятельности каждого застрахованного лица необходимо периодически собирать сведения о стаже и заработке (взносах), которые могут повлиять на его пенсионные права, со всех мест, где он работал с момента предыдущего сбора сведений, в том числе работал по совмещению.

Рассмотрим простой пример: гражданин Н. проживал и работал в городе Заречный Пензенской области. Затем переехал и устроился на новую работу в город Электросталь Московской области, при этом, кроме работы по основному месту, выполнял отдельные работы по договорам для разных организаций. Проработав некоторое время и достигнув установленного возраста, гражданин Н. переезжает в Белгород и подает там заявление о назначении пенсии.

В подобной ситуации задачей СПУ является последовательное выполнение следующих шагов:

а) установить факт, что такой человек существует – зарегистрировать его и открыть лицевой счет;

б) определить, какие из вновь поступающих в ПФР сведений от работодателей Заречного относятся персонально к нему (проверить и включить нужные данные в его лицевой счет);

в) выявить случай, если на новом месте – в Электростали – он (допустим) попытается зарегистрироваться повторно и сообщить ему об отказе в регистрации или выдать уточняющий запрос;

г) после переезда в Электросталь продолжить включение в его лицевой счет сведений, поступающих с новых мест работы (от его работодателей в  Электростали);

д) по заявке органа, назначающего пенсию в Белгороде, выдать содержание всех сведений, поступивших на лицевой счет гражданина Н.

Принципиально, технология реализации такого механизма может использовать как организационные, так и технические методы информационного обмена или их комбинацию.

Решая подобную задачу, военкоматы, например, вручную ведут личные дела военнообязанных, помещая в них каждый относящийся к ним документ и пересылая весь комплект документов по системе при изменении места жительства военнообязанного.

Другой вариант – вести единый централизованный архив личных дел застрахованных лиц, где накапливать и обрабатывать все принимаемые документы.

Для пенсионной системы в масштабах Российской Федерации реализовать задачи персонифицированного учета такими методами (т.е. чисто организационно, хотя бы и с привлечением оргтехники) абсолютно нереально.

Во-первых, для полноценного использования системы необходимо охватить персонифицированным учетом все население РФ, что составляет 70 миллионов работающих, т.е. такое количество лицевых счетов необходимо открыть и сопровождать. Кроме того, даже после окончания этапа массовой регистрации эта цифра будет возрастать еще в среднем на 2 миллиона в год, а с учетом проводимой в настоящее время регистрации пенсионеров количество лицевых счетов превысило 100 миллионов.

Во-вторых, потребуется отслеживать миграцию населения и случаи работ по совместительству на нескольких предприятиях, обеспечив точность и надежность передачи всей необходимой информации до места хранения лицевого счета и обратно при ее выдаче.

Проанализировав ситуацию, а также учитывая возросшие возможности компьютерных технологий и резко снизившуюся их стоимость, разработчики приняли решение, что организация учета, информационный обмен и управление самой системой будет осуществляться техническими средствами с использованием ресурсов вычислительной техники. Можно сказать, что создаваемый для этой цели Программно-Технический Комплекс (ПТК) является кровеносной и нервной системой, а также скелетом СПУ одновременно.

Таким образом, “бумажная” технология ведения личных дел заменяется ведением электронного лицевого счета, все данные которого хранятся в информационной базе.

При этом Лицевой счет помимо самих сведений содержит также ссылки на документы, из которых получены эти данные. По ним всегда можно найти и проследить судьбу любого документа, зарегистрированного в системе. Алгоритмы поиска и объединения сведений реализованы чисто программным путем, так что без или в обход ПТК работа СПУ невозможна.

 

С учетом этого при проектировании документооборота СПУ изначально было приняты два принципиальных решения:

1)  сведения из всех собранных документов вводятся в информационную базу, после чего документы сдаются на хранение в архив;

2) информация, введенная с одного рабочего места ПТК, распространяется по компьютерной сети и доступна для использования на любом другом рабочем месте.

Работа ПТК СПУ строится следующим образом:

·      вся относящаяся к СПУ информация вводится в ПТК и там по ней принимаются решения:

·      во-первых, выполняется входной контроль и возвращаются для исправления данные, содержащие формальные ошибки;

·      во-вторых, проверяется, не противоречит ли новая информация ранее введенным данным, в свое время проверенным и признанным правильными;

·      в-третьих, определяется характер информации и способы ее использования (хранимая, управляющая, служебная).

·      после этого автоматически отрабатывает соответствующая процедура обработки (по этапу регистрации, сбору и включению сведений о стаже и заработке в лицевой счет, использованию сведений лицевого счета). Далее будут рассмотрены несколько примеров работы ПТК СПУ.

 

II. Иллюстрации основных режимов работы ПТК СПУ

1.  Регистрация

Для регистрации в ПТК СПУ предусмотрены 2 режима: регистрация индивидуальных предпринимателей и регистрация работников предприятия через работодателя. Рассмотрим, как более простой случай, регистрацию индивидуального предпринимателя, самостоятельно представляющего свою анкету. Структура ПТК СПУ повторяет структуру ПФР. На рисунке показан идеальный вариант работы: на всех 3-х уровнях, в том числе в районе, установлен свой сервер (подробнее состав ПТК СПУ описан ниже).

·      застрахованное лицо представляет в районное подразделение ПФР заполненную анкету;

·      анкета вводится и проверяется в ПТК СПУ районного уровня;

·      данные анкеты в электронной форме передаются по каналам связи через регион в центр, где хранится общий регистр всех ранее зарегистрированных застрахованных лиц;

·      в центре проверяется, есть ли уже в регистре аналогичные данные или такой человек регистрируется впервые; если человек регистрируется впервые, в центре формируется индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, которому присваивается новый страховой номер (на самом деле лицевой счет, хранящийся в центре содержит только анкетные и адресные сведения о застрахованном лице, а сведения о стаже и заработке (взносах) хранятся только в региональных базах данных, о чем подробнее мы скажем ниже).

·      После того, как решение принято, оно сообщается в регион, где в случае успешной регистрации появляется копия созданного в центре лицевого счета и формируется исходящий документ: Свидетельство государственного пенсионного страхования. До ввода в ПТК информации, что свидетельство вручено застрахованному лицу и им признано правильным, лицевой счет остается в состоянии “Потенциальный”, т.е. с ним будут сравниваться последующие документы при регистрации, но никаких сведений о стаже он содержать не может.

·      В случае предположения повторной регистрации в регионе формируется исходящий документ - Запрос об уточнении сведений. Для случая точно установленной повторной регистрации в зависимости от того, было вручено предыдущее свидетельство или нет, повторно формируется дубликат свидетельства, а если есть отметка, что свидетельство с этим страховым номером уже вручено, – Отказ в регистрации.

·      По каналу связи исходящий документ передается в район, где печатается и выдается застрахованному лицу; при этом в базе данных ПТК СПУ делается отметка о вручении документа.

·      застрахованное лицо может указать, что в выданном ему свидетельстве содержится ошибка; при этом верные данные указываются в Листке исправлений, который также вводится в ПТК СПУ.

·      содержание ответа снова поднимается до центра, где по нему принимается решение (снова автоматически):

·      если свидетельство выдано и признано правильными, лицевой счет переводятся в состояние “Актуальный”;

·      для свидетельства с ошибками - лицевой счет переводятся в состояние “Упраздненный”; для листка исправлений отрабатывается процедура сравнения вновь сообщенных анкетных данных с регистром - аналогично анкете;

·      если, заполняя Запрос об уточнении сведений, застрахованное лицо настаивает, что ни разу не регистрировалось, ПФР открывает для него лицевой счет с новым страховым номером; соответственно, в регионе формируется свидетельство, которое должно быть вручено, далее выполняются уже описанные выше действия;

·      для запроса, в котором застрахованное лицо признает, что ранее уже регистрировалось, новый лицевой счет открывать уже не нужно, но доводится до конца отработка процедуры по входящему документу.

 

2.  Прием Индивидуальных сведений и включение их в лицевые счета

Сведения о стаже и заработке застрахованных лиц представляются по регламенту один раз за каждый отчетный период или при подаче заявления о назначении пенсии для учета данных текущего периода. Установлен следующий порядок работы:

·      работодатель подает на своих работников Индивидуальные сведения (ИС);

·      ИС вводятся и проходят предварительную проверку в ПТК СПУ районного уровня; при этом выполняются ряд проверок, в том числе:

o     заполнение всех необходимых полей (страховой номер, ФИО и так далее),

o     допустимость в соответствии с пенсионным законодательством сочетания отдельных пенсионных льгот (например, не допускается одновременное указание и работы в качестве члена экипажа судна, и врачебная деятельность),

o     отсутствие (а для корректирующих и отменяющих форм – наличие) ранее введенных данных о том же застрахованном лице за тот же период, с тем же кодом категории и номером договора, что указаны в обрабатываемом документе;

o     кроме этого, выполняются проверки по совокупности всех представленных работодателем сведений о заработке (взносах) за указанный период – стыковка с расчетной ведомостью (налоговой декларацией, расчету авансовых платежей по уплате единого социального налога) и списком льготных профессий на предприятии.

·      введенные данные в электронной форме передаются по каналам связи в регион, где для каждой записи выполняется поиск соответствующего лицевого счета;

·      в большинстве случаев ИС поступают из того же региона, где это застрахованное лицо было ранее зарегистрировано, т.е. лицевой счет будет найден; в этом случае документ подвергается дополнительным по отношению к выполненным в районе проверкам:

o     оценивается состояние лицевого счета (должен быть “Актуальным”),

o     контролируется совпадение ФИО из лицевого счета с указанными в ИС.

данные, в которых обнаружены ошибки, возвращаются в район с пометкой “Содержат ошибки” и выдаются работодателю для исправления. Правильные данные отмечаются как включенные в соответствующий лицевой счет.

·      Если лицевой счет в регионе не найден, посылается запрос в центр о его месте нахождения. В центре может быть обнаружено, что его вообще не существует или он не “Актуальный”, или ФИО в лицевом счете не совпадает с указанными в ИС. При обнаружении ошибки данные сразу же возвращаются в район с соответствующей пометкой.

·      Если подходящий лицевой счет найден в другом регионе, принятые ИС пересылаются туда, где выполняются те же проверки, что и для лицевого счета из своего региона. Принятое решение сообщается в район, где эти сведения были введены.

 

3.  Формирование выписки из лицевого счета

При назначении пенсии по данным персонифицированного учета или при выдаче застрахованному лицу информации о сведениях, включенных в его лицевой счет, в ПТК СПУ отрабатываются следующие шаги:

·      От застрахованного лица или из органа, назначающего пенсию, принимается и вводится в ПТК запрос на получение выписки из лицевого счета с указанным страховым номером.

·      Выполняется автоматический поиск нужного лицевого счета - сначала в своем регионе, если не найден – через центр определяется наличие и местонахождение этого счета.

·      Информация из всех документов, ранее включенных в лицевой счет (т.е. проверенных и признанных достоверными), передается в точку, откуда пришел запрос, где распечатывается и выдается в виде исходящего документа.

·      Кроме того, те же данные могут быть выгружены в электронной форме для использования непосредственно в программах по автоматическому расчету пенсий.

В целом ПТК СПУ обеспечивает:

1.    проведение регистрации застрахованных лиц, выявление попыток повторной регистрации, обеспечение замены страховых свидетельств и выдачу дубликатов, обмен страховых свидетельств при изменении анкетных данных и отслеживание этих изменений в лицевых счетах, контроль состояния открытых лицевых счетов;

2.    включение сведений о стаже и заработке в лицевые счета застрахованных лиц - основное назначение комплекса как информационной системы.

При этом предусматривается выполнение:

·      проверки соблюдения сроков и правил представления данных;

·      стыковки принятых сведений с данными расчетной ведомости за соответствующий период в части указанных заработков;

·      стыковки с ранее представленным предприятием списком льготных профессий и должностей в части указанного льготного стажа;

3.    представление данных по запросам застрахованных лиц, органов, назначающих пенсии, и, возможно, других заинтересованных организаций

4.    хранение и поддержание целостности данных

5.    ведение документооборота между ПФР и работодателями

6.    статистика для собственных нужд СПУ

Кроме реализации всех перечисленных ПТК СПУ используется для получения данных, необходимых для проведения актуарных расчетов.

 

III. Функции ПТК СПУ по уровням

При проектировании информационной системы она была привязана к существующей организационной структуре ПФР. Соответственно, ПТК СПУ разработан для 3-х уровней: центрального, регионального и районного.

1.  Район

Основной задачей здесь является обеспечение уполномоченных и специалистов ПФР оперативными сведениями для контроля за правильностью представленных данных по стажу и по уплате страховых взносов.

Выполняемые действия – ввод и предварительная проверка поступающей информации – выполняется на нижнем, наиболее разветвленном уровне (район), т.е. максимально приближенно к источнику ее возникновения. Здесь же готовятся и выдаются все исходящие документы с соответствующей отметкой об этом в базе данных.

Срок хранения данных в оперативной базе: 4-5 лет.

2.  Регион

Задача: длительное хранение данных лицевых счетов.

Уровень региона является основным местом длительного хранения данных (документов, составляющих лицевые счета). Этот выбор был сделан исходя из необходимости решить проблему минимизации информационных потоков (примеры см. выше), а также лучшей управляемости системой. Имеется в виду, во-первых, что в региональных отделениях работают более опытные специалисты, проходившие обучение на курсах в Москве, и, во-вторых, что каналы связи между региональными центрами и Москвой, как правило, более качественны и устойчивы, чем с отдаленными районами.

В регион направляются все данные из подчиненных районов. Таким образом, подавляющая часть случаев миграции и совместительства не потребует обмена данными между регионами и вся информация останется внутри региона, где она была получена и, скорее всего, будет использована.

Срок хранения данных – как минимум, в течение всей жизни застрахованного лица.

3.  Центр

Задача: ведение общего регистра застрахованных лиц и выявление на его основе случаев повторной регистрации, а также обеспечение единого информационного пространства, в том числе распределение и пересылка данных между регионами для их включения в лицевой счет.

В центр передаются анкетные данные застрахованных лиц для принятия решения при их регистрации. Там присваиваются новые страховые номера и формируется общий регистр застрахованных лиц с привязкой к региону хранения соответствующего лицевого счета, отрабатываются системные запросы для межрегионального обмена данными. В целом, вычислительная нагрузка здесь невелика, а решающее значение имеет качество каналов связи.

Таким образом, введенные в ПТК СПУ сведения распределяются и хранятся по уровням:

в центре - регистр застрахованных лиц, их анкетные данные и регион хранения соответствующего лицевого счета;

в регионе - вся информация лицевых счетов тех застрахованных лиц, которые регистрировались в данном районе (в том числе документы, пришедшие на эти лицевые счета из других регионов), а также данные всех подчиненных районов (в том числе те документы, которые легли в лицевые счета других регионов);

в районе - оперативная база для ведения документооборота, т.е. все документы, принятые в этом районе, и документы, выданные в этом районе.

 

Данные, предназначенные для дальнейшего использования в информационной системе, накапливаются на региональном и центральном уровнях и будут храниться постоянно. В будущем для их сохранения предполагается использовать различные способы, такие, например, как запись на оптический диск. В настоящее время используется единая технология - резервное копирование на магнитную ленту. Она же применяется и для поддержания целостности данных в оперативной работе на всех 3-х уровнях.

Связь между уровнями, настройка и управление комплексом осуществляются в рамках системного и прикладного ПО.

 

IV.  Состав ПТК СПУ

С технической точки зрения информационная система представляет собой компьютерную сеть с трехзвенной древовидной структурой. Узлами этой сети на каждом уровне является сервер - машина AS/400 фирмы IBM. На них размещается база данных, а также необходимое системное и прикладное ПО для обработки, хранения и обмена данными между системами. Связь между серверами осуществляется через модемы по каналам связи (Искра-2, телефонные сети, спутниковые каналы). В скором времени ожидается использование для обмена данными между серверами сетей общего пользования (Internet).

С каждым сервером в локальную сеть (LAN) объединены несколько рабочих станций (персональных компьютеров), на которых устанавливается клиентская часть ПО. Предназначенные для работы информационной системы оборудование и программы собственно и составляют Программно-Технический Комплекс Системы Персонифицированного Учета  и разделяются по уровням. В регионы поставляются ПТК СПУ районного и регионального уровней. Все пользователи получают доступ к базе данных и работают с ней ТОЛЬКО на рабочих станциях через ПТК СПУ. Вход в систему защищается паролем.

Системное ПО поставляется как часть оборудования при закупке вычислительной техники. Прикладное обеспечение, реализующее непосредственно функции информационной системы СПУ, разрабатывается в Главном управлении информационных технологий Исполнительной дирекции ПФР.

 

V.  Организация работы по уровням

(эксплуатация ПТК)

Основной объем работ ведется на районном уровне с использованием ПТК СПУ районного уровня (ПТК-район). Здесь осуществляется сбор и непосредственный ввод информации в ПТК и весь соответствующий документооборот. Работа, которую проводят сейчас наши сотрудники в районных подразделениях, - начальный и самый трудный этап, необходимая основа для большого и нужного дела.

При этом необходимо отметить три варианта эксплуатации системы:

1-й случай: в конкретном районе может быть установлен сервер AS/400 и связанные с ним рабочие станции для работы пользователей (планировалось, что так будет везде, но, как оказалось, не сразу) и тогда работа идет в штатном режиме, поскольку технология здесь отработана. Часто один сервер назначают к использованию для ведения базы по нескольким районам (МРП). Если районы расположены близко друг от друга (например, в одном городе), это не является проблемой.

2-й случай: район своим сервером не обеспечен, но имеются хорошие каналы связи между районом и МРП. В этом случае возможна работа в т.н. режиме удаленного доступа, когда клиентские персональные компьютеры времени взаимодействуют с сервером не по локальной сети, а по каналам связи. Этот случай не имеет принципиальных отличий от первого, поскольку при нормальном качестве каналов связи (от 14 400 килобит в секунду и выше) пользователь практически не замечает разницы между работой в режиме удаленного доступа и работой непосредственно по локальной сети.

3-й случай: район своим сервером не обеспечен и находится далеко от МРП. Первоначально, такого вообще не предусматривалось, но когда это оказалось реальностью, сразу начался поиск возможных решений, причем как на местах (что создает разнобой, но зато отражает реальные нужды и проблемы), так и в центре, где на их основе вырабатываются обобщенные рекомендации. Из них можно выделить:

·      подготовка и проверка данных на персональных компьютерах вспомогательными программами, не требующими сервера, для последующей загрузки в AS/400 ;

·      использование электронной почты, развернутой во всех подразделениях ПФР, для передачи подготовленных данных от района до МРП;

·      отслеживание судьбы введенных таким образом документов по ручным журналам (для ПТК СПУ разработан новый режим приема документов - входящий номер присваивается в соответствии с указанным в ручном журнале)

ПТК СПУ верхних уровней (ПТК-регион и ПТК-центр) выполняют в основном служебные функции. Наиболее ответственная из них – начальная настройка системы для установки соединений между серверами. Кроме этого, здесь собирается некоторая статистическая информация для отчетов по обработанным документам.

Основная работа на уровне региона – методическая и техническая поддержка для подчиненных систем районного уровня. Она включает установку оборудования и программного обеспечения (ПО), а также его обновление, обучение специалистов, доведение методических и инструктивных материалов, текущую эксплуатацию и ремонт техники, взаимодействие с центром.

На центральном уровне ведутся работы по дальнейшему развитию и внедрению отдельных частей проекта, обучение региональных специалистов, решение правовых и организационных вопросов, возникающих в практической работе на местах, разбор технических проблем и выпуск исправленных и дополненных версий ПО.

 

VI.  Организация работ по специалистам

Эксплуатация ПТК СПУ, как и вся организация работ в системе, требует привлечения специалистов различного профиля. При этом отдельные вопросы могут быть четко разграничены, в то время как другие предполагают совместную работу сотрудников разных отделов. Примерное разделение обязанностей выглядит так:

Отдел автоматизации: развертывание серверов и рабочих станций, установка ПО и настройка коммуникационного оборудования.

Отдел по защите информации: обеспечение конфиденциальности представленной информации и разграничение доступа к системе.

Отдельно выделяются вопросы организации архивов для хранения документов.

Отделы персонифицированного учета (ОПУ) призваны, в основном, к выполнению организационной работы по сбору сведений от работодателей. На них же возложены обязанности по вводу представленных данных в информационную систему. При работе с ПТК СПУ к ведению сотрудников отделов персонифицированного учета относятся:

1. Администрирование базы данных - поддержание целостности хранимых данных (резервное копирование) и отслеживание ошибочных ситуаций: выполняет один из квалифицированных пользователей ПТК или специально выделенный администратор.

2. Взаимодействие с работодателями и ведение документооборота и журналов: осуществляют специалисты групп приема и выдачи документов.

3. Ручной ввод содержания бумажных документов в ПТК СПУ: выполняют операторы рабочих станций.

К сожалению, из-за недостатка численного состава сотрудникам ОПУ часто приходится совмещать все эти обязанности, требующие совершенно разной квалификации и направления деятельности.

 

Заключение:

Несмотря на кажущуюся грандиозность проекта, выполнение его идет по плану и даже пенсионная реформа не потребовала незапланированных затрат. В то же время уже сейчас можно видеть первые результаты в виде начавшегося наведения порядка или по крайней мере получения ясной картины текущего состояния дел в области пенсионного обеспечения.

При этом, судя по тому, что с учетом всех нововведений, диктуемых практической работой, система принципиально не изменяется, а развивается так, как была изначально задумана при разработке, следует сделать вывод, что основные решения были реализованы правильно и система оправдывает усилия, затраченные на ее создание.

 

А.М.Зотов